来場者が数百人となることも珍しくない、
各種の企業宴会
顔合わせ
始まりとなる顔合わせは、和やかな挨拶から
ご依頼がまとまり次第スケジュールを組み、まずは顔合わせから企画が始まります。企業宴会の中にはキャンペーンなどに合わせた一回限りのイベントもありますが、回数として多いのは年間行事の中に定例化されるようなイベントです。懇親会や歓送迎会の他、メジャーなものとしては株主総会が挙げられます。
何年もご愛顧いただいているクライアントとの打ち合わせでは、過去の打ち合わせでお会いした方と再会することもあります。挨拶一つとっても「ご無沙汰してます」「今年もお願いします」と非常に和やかなムードです。内容としては去年のパターンを確認してから、今年の流れ、変更ポイントなどを中心に打ち合わせを行い、企画をまとめていきます。
イベントの企画・手配
大規模イベントでは台本を中心に
打ち合わせの内容を基に、当日必要な機材や演出の計画を組み立てていきます。宴会というとバラエティに富んだものをイメージされるかもしれませんが、定型化されたイベントではあえてアレンジを求めずに「去年と全く同じにしてくれ」というオーダーをいただくこともあります。変更をされない場合は、クライアントや他の関係者も去年の情報を基に進めているので、使うマイクのタイプが違うなど、ささいな変化で噛み合わなくなってしまうので注意が必要です。去年の引継ぎをよく確認して、合わせていかなければなりません。
大きなイベントは、当日の進行を司る別会社が取り仕切るのが一般的です。音響や照明の動きも、一つひとつ指定を受けてそれに応え、大勢のスタッフで一つの宴会をつくっていきます。多数の会社が絡むイベントはスケジュールや手順が複雑になりますが、反対に担当範囲が明確になるので、自分の担当により集中出来る利点があるのです。細やかな台本だと、MCのコメント一つまで詳細に書かれたものが届きます。演出へのこだわりも強く一段と細かい指定をされるので、要求される技術や工夫のレベルは高いですが、やりがいがあります。
設営～リハーサル
数時間のイベントのために、3日がかりで準備することも
事前設営は規模によってかかる時間が大幅に変わってきます。イベントの本番が午後であっても、出演者のリハーサルが朝7時スタートになる場合などは、前日の段階で設営を完璧に終わらせておかなければいけません。会場のスケジュールが詰まっているときには、泊まりこみになることもあります。
バンケット・プランニングで扱う最大規模の株主総会では、本番の2日前から、当日と合わせて3日間にわたって会場を押さえます。本番前々日の朝から音響・照明・映像の他、設営に関わるスタッフが集まり、1日かけて会場をつくり上げていくのです。夜にはクライアントの役員方が来場され、各所を確認して回られます。前日はひたすらリハーサルで調整を繰り返し、本番まではあっという間です。
最終確認
土壇場での修正も全力で、
クライアントの願いをかなえるために
他社と連携になる仕事では、スムーズにイベントを進行するため、いつもと違うところにも気を付けなければいけません。たとえば多くの人が関わるイベントで機材の設置を担当するときには、他の方が機材に早く触れられるように、一番最初に準備を終わらせておく必要があるので大忙しです。
進行担当のプロが加わっていても、時にはクライアントがイメージされていたものとズレが生じてしまうこともあります。本番の時間が迫る中、クライアントの願いをかなえるために、皆で必死に修正・調整を繰り返します。大変ではありますが、クライアントが開くイベントのため、皆が全力を尽くしている瞬間は、会社の垣根も超えて最も一体感を感じるところです。
本番！
精神を研ぎ澄ませる本番。終了とともに息をつく
イベント開始時間の前から、既に本番は始まっています。開場アナウンス、会場内BGM、開始前アナウンス、最初のライトダウンなど、一つずつ手順を終わらせていきます。小規模のイベントであれば、合図もすべて主催されるお客様がコントロールするので、全体的に少しゆっくりした雰囲気で進行することも。大規模イベントでは常にインカムに耳を澄ませながら、進行担当や各配置で頑張っているスタッフからの合図と報告を聞いていきます。
会場の反応をモニターで確認しながら、雰囲気や熱気につられないように注意して、粛々とやるべきことをこなしていきます。来場者が去った後、進行担当が告げる終了の合図。湧き上がる達成感と同時に肩の力が抜けていきます。クライアントのために皆が同じ方向を向いてイベントをつくり上げていく、そうしたところにこの仕事の魅力があると思っています。
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